Per molte aziende la gestione delle note spese non è solo un adempimento amministrativo, ma un costo in termini di tempo e risorse.

Tutte le imprese devono gestire periodicamente questa attività, ma l’impatto è ancora più importante per quei business con frequenti trasferte e spese di rappresentanza. Si stima, infatti, che ogni dipendente dedichi almeno un’ora al mese per fare la nota spese, mentre il reparto amministrativo deve poi verificare i giustificativi, controllare le incongruenze, riconciliare i movimenti e correggere eventuali errori.

A livello aziendale questo significa centinaia di ore l’anno sottratte ad attività produttive, oltre che un rischio di errori elevato e un aumento generale dei costi indiretti per l’impresa.

Oggi il digitale sta portando innovazioni importanti nel settore contabile e amministrativo, ma c’è ancora poca integrazione tra gli strumenti utilizzati.La risposta a questa dispersione arriva da Tot, fintech tutta italiana che ha recentemente raccolto 7 milioni di euro per accelerare lo sviluppo della propria piattaforma digitale. L’idea alla base è semplice: integrare la gestione delle note spese direttamente nel conto aziendale, eliminando il controllo manuale e la dispersione tra diversi tool.

Tot offre un conto aziendale 100% online con IBAN italiano con un modello all-inclusive: tutte le operazioni senza commissioni, strumenti per amministrare fatture e giustificativi e la possibilità di creare e gestire da app tutte le proprie carte aziendali, sia fisiche che virtuali.

Quando in trasferta, il dipendente paga con la carta aziendale che gli è stata assegnata (sia fisica che virtuale) e riceve una notifica sullo smartphone: a quel punto fotografa il giustificativo e lo carica direttamente sull’app di Tot. La ricevuta viene automaticamente collegata alla transazione, semplificando la riconciliazione e riducendo drasticamente il tempo dedicato alla compilazione delle note spese. Inoltre per ogni transazione è possibile aggiungere un commento testuale per motivare la spesa. Dall’altra parte, l’amministrazione trova tutte le operazioni già riconciliate, pronte per essere inviate al commercialista per la prima nota.

Per l’azienda significa eliminare alla radice tutto il processo di rimborso spesa, con meno errori e meno tempo perso in verifiche manuali. In un contesto in cui l’efficienza operativa è sempre più decisiva, digitalizzare la gestione delle spese non è un dettaglio tecnico, ma una scelta strategica che consente di recuperare tempo.